🛡️ La Guía Completa para Proteger los Datos de los Empleados

En una empresa moderna, proteger los datos personales de los empleados ya no es una opción: es una obligación legal y una necesidad estratégica. Esto es especialmente importante cuando hablamos de equipos deskless —trabajadores que no tienen escritorio, correo corporativo ni acceso regular a sistemas de la empresa— y cuya principal vía de contacto con la organización es el móvil.

Cuando estos equipos usan apps de comunicación como Ommnio, se abre una puerta directa, segura y eficiente para conectar con ellos. Pero también implica asumir la responsabilidad de proteger sus datos personales.

Esta guía te explica cómo hacerlo correctamente, cumpliendo con el RGPD y adoptando buenas prácticas que refuercen la confianza y reduzcan riesgos.

¿Qué entendemos por “protección de datos”?

La protección de datos personales hace referencia al conjunto de medidas legales, técnicas y organizativas destinadas a garantizar que la información identificable de una persona se recopile, procese y almacene de forma segura, y siempre con una finalidad legítima.

En el entorno laboral, esto incluye datos desde el proceso de selección hasta mucho después de finalizar la relación laboral, como información almacenada por motivos fiscales o legales.

¿Qué tipo de datos personales gestiona Ommnio?

Para que la plataforma funcione correctamente como canal de comunicación interna, Ommnio requiere que cada cuenta incluya algunos datos básicos de los empleados, que son introducidos por la empresa cliente. Estos datos mínimos son:

• Nombre y apellido
• Área o departamento de trabajo
• Puesto o cargo del empleado

Además, las empresas pueden decidir incluir otros datos opcionales, como:

• Número de teléfono móvil (para habilitar invitaciones individuales)
• Idioma preferido
• Centro de trabajo o ubicación
• DNI/NIE (por ejemplo, si se comparten nóminas o certificados)

Otros documentos laborales, como nóminas o justificantes médicOmmnio no obliga al uso de funciones como el envío de nóminas o el control horario: son herramientas opcionales que las empresas eligen activar si desean digitalizar esos procesos con sus trabajadores deskless. En todos los casos, los datos tratados están protegidos por el marco del RGPD, y la plataforma actúa como encargado del tratamiento, proporcionando un entorno seguro y conforme a la ley.

Riesgos específicos en equipos deskless

Las empresas que trabajan con personal sin escritorio se enfrentan a desafíos adicionales:

• Dispositivos personales: La mayoría usa su propio móvil, fuera del control del departamento de IT.
• Falta de formación en privacidad: Es habitual que no estén al tanto de políticas de empresa o normativas como el RGPD.
• Uso de canales informales (como WhatsApp): Puede provocar filtraciones, falta de trazabilidad y pérdida de control sobre los datos compartidos.

¿Qué exige el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos se aplica a todas las empresas que gestionan datos de personas residentes en la Unión Europea. Algunos de sus principios clave son:

• Finalidad legítima: Solo puedes recopilar datos con un objetivo claro y necesario.
• Minimización: Recoge solo lo estrictamente necesario.
• Consentimiento informado: El trabajador debe saber qué datos se recogen y por qué.
• Transparencia: La empresa debe poder explicar qué hace con los datos.
• Derechos del trabajador: Derecho de acceso, rectificación, supresión (“derecho al olvido”) y portabilidad de sus datos.
• Limitación de conservación: No se deben guardar datos más tiempo del necesario.
• Seguridad y confidencialidad: Hay que aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para evitar accesos no autorizados.

Buenas prácticas para proteger los datos del equipo

1. Centraliza la comunicación en una plataforma segura. Usar canales como Ommnio evita depender de WhatsApp u otras apps no pensadas para el entorno laboral.
2. Controla el acceso a la información. Define qué puede ver cada perfil (RRHH, supervisores, trabajadores) para evitar filtraciones innecesarias.
3. No recojas más datos de los necesarios. Pregúntate siempre: ¿para qué necesitamos esta información?
4. Informa con claridad. Incluye avisos de privacidad al enviar formularios o recolectar datos sensibles.
5. Actualiza y elimina datos cuando ya no sean necesarios. Haz auditorías periódicas para detectar información obsoleta.
6. Forma a tu equipo en buenas prácticas de privacidad. Basta con una sesión breve y ejemplos concretos para que los trabajadores sepan cómo manejar su propia información y la de los demás.

¿Cómo contribuye Ommnio a la protección de datos?

Ommnio ha sido diseñado específicamente para cumplir con el RGPD desde su arquitectura técnica hasta su experiencia de uso. Algunas funcionalidades clave:

✅ Gestión granular de permisos, para controlar quién accede a qué.
✅ Canales seguros y sin necesidad de correos corporativos.
✅ Desactivación remota de usuarios que ya no forman parte de la empresa.
✅ Soporte para consentimiento informado en formularios o comunicaciones sensibles.
✅ Servidores en la UE, con cumplimiento estricto de normativa europea.

Además, al ser una app de comunicación diseñada para trabajadores sin correo electrónico, Ommnio minimiza la exposición de datos al no requerir múltiples registros o cuentas externas.

Proteger los datos también es comunicar mejor

Una buena estrategia de comunicación interna empieza por algo muy simple: respeto por las personas. Y eso incluye respetar su privacidad y proteger su información.

Cuando eliges una plataforma como Ommnio, no solo estás conectando con tu equipo: estás dando un paso firme hacia una cultura organizacional más responsable, más humana y más alineada con los tiempos que corren.

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